Stand: 22. September 2026
Diese Hinweise gelten für die Bewerbung und Teilnahme an der SekretAIr-Testphase, die Nutzung des Testzugangs sowie die zugehörigen Befragungen. Für den bloßen Besuch unserer Website gelten ergänzend die allgemeinen Datenschutzhinweise der Website.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
SekretAIr UG (haftungsbeschränkt)
Lindwurmstraße 85
80337 München
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Marco Gronover
E-Mail: kontakt@sekretair.eu
An diese Adresse können Sie sich auch mit Datenschutzfragen wenden. Soweit keine gesetzliche Pflicht zur Benennung besteht und keine formelle Benennung erfolgt ist, ist Marco Gronover Ansprechpartner für Datenschutz und nicht Datenschutzbeauftragter im Sinne der Art. 37 ff. DSGVO.
2. Welche Daten verarbeiten wir?
2.1 Bewerbung und Organisation
Bei der Bewerbung verarbeiten wir insbesondere Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Alter, derzeitigen oder früheren Beruf, Ihre Bestätigungen zu den Rechtstexten sowie technische Übermittlungsdaten. Im weiteren Verlauf verarbeiten wir Terminabsprachen, Kommunikationsinhalte und den Status Ihrer Teilnahme.
2.2 Befragungen
In der telefonischen Eingangsbefragung, den wöchentlichen Telefon- oder Computerbefragungen und der Abschlussbefragung verarbeiten wir Ihre Antworten, Bewertungen, Verbesserungsvorschläge und gegebenenfalls Notizen des Projektteams.
Telefonische Befragungen durch das Projektteam werden nicht aufgezeichnet. Eine Aufzeichnung erfolgt nur, wenn wir Sie vorher gesondert informieren und Sie ausdrücklich einwilligen. Bei einem Fragebogen am Computer können zusätzlich Zeitpunkt, Bearbeitungsstatus und technisch erforderliche Verbindungsdaten anfallen.
2.3 Nutzung des Testprodukts
Je nach genutzter Funktion verarbeiten wir insbesondere:
- Konto-, Profil- und Kontaktdaten,
- Sprachaufnahmen beziehungsweise live übertragene Audiodaten, Texteingaben, Transkripte und von der KI erzeugte Antworten,
- Gesprächs-, Sitzungs- und Verbindungsdaten wie Zeit, Dauer, IP-Adresse, Geräte- und Fehlerdaten,
- Inhalte, die Sie als Notiz, Liste, Erinnerung oder für eine Internetsuche eingeben,
- Nutzungs- und Einstellungsdaten, etwa freigegebene Verlaufs- oder Speicherfunktionen und
- von Ihnen übermitteltes Fehler- oder Produktfeedback.
Sprachdaten werden verarbeitet, um Sprache in Text umzuwandeln und Antworten als Sprache auszugeben. Technische Quellaufnahmen werden nach erfolgreicher Verarbeitung aus den vorübergehenden Aufnahmequellen gelöscht. Soweit Sie eine Speicherfunktion aktivieren oder eine Aufnahme für eine ausdrücklich beschriebene Testfunktion benötigt wird, kann eine Aufnahme länger gespeichert werden.
2.4 Zusätzliche Qualitätsdaten für bestätigte Testnutzer
Während der Testphase vergleichen wir die Qualität verschiedener Sprach- und KI-Modelle. Bei bestätigten Testnutzern können deshalb zusätzlich Rohtranskripte verschiedener Anbieter, das ausgewählte Endtranskript, Modell- und Laufzeitangaben, Konfidenzwerte, Korrekturen, unsichere Textstellen und besonders fehleranfällige Begriffe gespeichert werden. Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bewertung und Verbesserung von SekretAIr sowie der Fehleranalyse.
2.5 Bitte keine unnötigen sensiblen Daten
Bitte teilen Sie in Befragungen und Tests keine Gesundheitsdaten, politischen oder religiösen Überzeugungen, Angaben zur sexuellen Orientierung oder andere besonders geschützte Daten mit, wenn dies für den konkreten Test nicht erforderlich ist. Gleiches gilt für personenbezogene Daten anderer Personen. Falls eine Verarbeitung solcher Daten für einen bestimmten Test notwendig werden sollte, informieren wir Sie vorher und holen, soweit erforderlich, eine gesonderte Einwilligung ein.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten die Daten für folgende Zwecke:
- Auswahl, Einrichtung, Organisation und Durchführung der Testteilnahme einschließlich der vereinbarten Befragungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
- Bereitstellung der getesteten Assistenz-, Sprach-, Kommunikations-, Such-, Notiz- und Speicherfunktionen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
- technische Qualitätsmessung, Vergleich von Transkriptions- und KI-Modellen, Fehleranalyse und Verbesserung des Produkts auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies zum vereinbarten Produkttest gehört, und ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO,
- Schutz unserer Systeme, Missbrauchsabwehr, IT-Sicherheit und Fehlerprotokollierung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und
- optionale Aufzeichnungen von Befragungen, Veröffentlichung personenbezogener Erfahrungsberichte oder sonstige ausdrücklich freiwillige Zusatznutzungen nur auf Grundlage Ihrer gesonderten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit erforderlich, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Unsere berechtigten Interessen liegen in einem sicheren und stabilen Testbetrieb, der Erkennung technischer Fehler und der nachvollziehbaren Verbesserung unseres noch in Entwicklung befindlichen Produkts. Einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
Sie können eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Die Teilnahme als solche setzt nur die Verarbeitungen voraus, die für den Testbetrieb und die vereinbarten Befragungen erforderlich sind.
4. Ist die Bereitstellung verpflichtend?
Die Bewerbung und Teilnahme sind freiwillig. Ohne die für Bewerbung, Kontakt, Testzugang und Befragungen erforderlichen Angaben können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten oder die Teilnahme nicht durchführen. Optionale Angaben und gesondert abgefragte Einwilligungen können Sie ablehnen, ohne dass Ihnen daraus ein Nachteil entsteht, soweit sie nicht für eine ausdrücklich gewünschte Zusatzfunktion erforderlich sind.
5. Empfänger und aktuell eingesetzte Dienste
Innerhalb der SekretAIr UG erhalten nur Personen Zugriff, die die Daten für Auswahl, Betreuung, Entwicklung, Auswertung oder Sicherheit benötigen. Daneben setzen wir abhängig von der genutzten Funktion folgende Auftragsverarbeiter und technischen Anbieter ein:
- Scaleway für das Hosting und die Auslieferung der öffentlichen Website,
- Amazon Web Services (AWS) für API Gateway, Lambda, Serverbetrieb und gegebenenfalls vorübergehende oder nutzerseitig aktivierte Speicherung von Aufnahmen in einer europäischen AWS-Region,
- Mailjet / Sinch für Bewerbungs-, Termin- und sonstige servicebezogene E-Mails; Mailjet gibt für die maßgeblichen Speichersysteme Rechenzentren in der Europäischen Union an,
- Supabase für Authentifizierung, Datenbank und Anwendungsdaten in der von uns ausgewählten europäischen Projektregion,
- Twilio für Telefonverbindungen, Anrufsteuerung und vorübergehende Bereitstellung von Telefonaufnahmen,
- OpenAI für Sprachverarbeitung, Transkription, Textanalyse, Auswahl eines Transkripts und Generierung von Antworten; API-Inhalte werden nach Anbieterangaben standardmäßig nicht zum Training allgemeiner Modelle verwendet,
- Deepgram für Sprache-zu-Text und gegebenenfalls Text-zu-Sprache über den von uns konfigurierten EU-Endpunkt,
- Mistral AI für zusätzliche Transkriptions- oder Textverarbeitung, soweit die jeweilige Testfunktion aktiviert ist,
- ElevenLabs für die Sprachausgabe; bei der aktuell vorgesehenen Standard-API kann eine Verarbeitung in den USA oder anderen Drittländern stattfinden,
- Tavily für Internetsuchen; dabei werden die Suchanfrage und technisch erforderliche Metadaten an den Anbieter übermittelt, und
- Atlassian Jira für ausdrücklich abgesendetes Fehler- oder Produktfeedback; dabei können Kontaktdaten, Feedbacktext, Gesprächsbezug und die zur Fehlersuche erforderlichen Transkriptinformationen verarbeitet werden.
Für einen Fragebogen am Computer können wir einen gesonderten Befragungsdienst einsetzen. Falls ein solcher Dienst Daten direkt von Ihnen erhebt und nicht bereits in dieser Liste genannt ist, nennen wir Ihnen den Anbieter und die maßgeblichen Informationen spätestens beim Öffnen des Fragebogens.
Die eingesetzten Anbieter verarbeiten nur die Daten, die für die jeweilige Funktion erforderlich sind. Wir nutzen die Inhalte der Testphase nicht bewusst zur allgemeinen Werbung oder zur allgemeinen Modellschulung eines Anbieters. Eine Offenlegung kann außerdem erfolgen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
6. Übermittlungen in Drittländer
Wir bevorzugen europäische Regionen und Endpunkte. Gleichwohl haben mehrere technische Anbieter ihren Sitz in den USA oder setzen Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ein. Dies betrifft insbesondere Twilio, OpenAI, Deepgram, ElevenLabs, Tavily, Supabase und Atlassian.
Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, stützen wir die Übermittlung – abhängig vom Anbieter und der konkreten Verarbeitung – auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, insbesondere das EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte US-Unternehmen, oder auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und erforderlichenfalls zusätzliche Schutzmaßnahmen. Eine Kopie der maßgeblichen Garantien können Sie unter kontakt@sekretair.eu anfordern.
7. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind:
- Bewerbungen, die nicht zu einer Teilnahme führen, löschen wir grundsätzlich spätestens drei Monate nach Abschluss der Auswahl.
- Organisations- und Befragungsdaten von Teilnehmenden sowie die zusätzlichen testphasenspezifischen Qualitätsdaten werden grundsätzlich bis zum Abschluss der Auswertung aufbewahrt und spätestens bis 31. März 2027 gelöscht oder anonymisiert.
- Anonymisierte oder ausreichend aggregierte Ergebnisse, aus denen einzelne Personen nicht mehr bestimmbar sind, dürfen wir dauerhaft für Produktentwicklung und Dokumentation verwenden.
- Konto-, Profil- und gespeicherte Produktinhalte werden nach Ende der Teilnahme oder Löschung des Kontos entfernt, soweit sie nicht für einen von Ihnen anschließend gesondert vereinbarten Dienst weiter benötigt werden. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und die vorübergehende Aufbewahrung zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen bleiben unberührt.
- Technische Protokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich sind. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall kann eine längere Aufbewahrung notwendig sein.
- Daten bei Auftragsverarbeitern und in Sicherungskopien werden nach den vertraglich festgelegten Lösch- und Überschreibzyklen entfernt.
Wenn Sie die Teilnahme vorzeitig beenden, prüfen wir, welche personenbezogenen Daten nicht mehr benötigt werden, und löschen oder anonymisieren diese entsprechend früher. Gesetzliche Pflichten und bereits wirksam anonymisierte Auswertungsergebnisse bleiben unberührt.
8. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung
Über die Aufnahme in die Testphase und die Fortsetzung der Teilnahme entscheidet keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. KI-Systeme erzeugen Transkripte, Antworten, Zusammenfassungen und technische Bewertungen; diese Ergebnisse treffen keine Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO über Sie.
9. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:
- Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
- Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
- Löschung nach Art. 17 DSGVO,
- Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
- Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO nach Art. 21 DSGVO und
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@sekretair.eu.
10. Beschwerderecht
Sie können sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Unternehmenssitz ist insbesondere zuständig:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Aufenthaltsorts wenden.
11. Änderungen während der Testphase
Da SekretAIr weiterentwickelt wird, können sich Funktionen und eingesetzte Dienstleister ändern. Über wesentliche Änderungen der Datenverarbeitung informieren wir Sie vor deren Wirksamwerden. Ist für eine neue Verarbeitung eine Einwilligung erforderlich, holen wir diese gesondert ein.